Praticamente, todos nós sabemos que os documentos vêm sendo digitalizados ao longo dos anos a fim de excluir os arquivos físicos das empresas e escritórios. Mas essa tendência não é tão definitiva assim e vamos te explicar o porquê.

O arquivo físico, além de oferecer segurança, também permite o acesso independentemente de quem precise buscar pelo documento e não há necessidade de se ter um computador.

Outra importância dos arquivos físicos é que os documentos digitais ainda não possuem regulamentação total e os impressos ainda são exigidos por lei. Por isso, ainda é fundamental manter um arquivo físico de documentações na sua empresa.

Continue lendo esse artigo para saber mais sobre esse assunto nos próximos parágrafos. Boa leitura!

Organização é a palavra de ordem para o arquivamento de documentos

A primeira orientação para a empresa que precisa manter um arquivo físico para as documentações é a organização. Sem ela, processos, documentos, pastas e anotações se desencontram, os setores não conseguem se manter vinculados e a empresa sofre prejuízos de várias maneiras e com reflexos negativos em muitas demandas.

Diante disso, fica fácil compreender que a organização como um todo é parte comum num ambiente corporativo. Afinal, documentos e processos principalmente, se forem mal arquivados e se misturarem numa bagunça poderá ocorrer perda de prazos, extravios e deterioração de arquivos.

Mas, e agora? Quais procedimentos tornam mais eficiente a relação com tantas informações documentais numa empresa? Pois bem. Vamos te contar nos próximos parágrafos, o que pode ser feito, entre tantas outras coisas.

1. Divida o arquivo por temporalidades.

Lembre-se que todo documento tem um prazo legal ou indicado de tempo para ser guardado. Informe-se sobre cada caso e separe pela temporalidade. Assim, quando chegar o momento certo você poderá se livrar de tais informações que já não terão mais relevância, economizando espaço e esforço operacional.

• Separe por departamentos ou setores.

Essa medida é fundamental para manter a organização no arquivamento físico, porque irá evitar misturar tanta papelada e ainda irá agilizar os processos na hora de buscar por qualquer um deles nos arquivos necessários.

• Identifique quem pode ter acesso e a quais documentos.

Claro que há alguns documentos que são de acesso comum. Mas há outros apenas para o acesso da gerência, diretoria e ainda há aqueles que são de total natureza sigilosa. Identificar esses acessos e quem poderá tê-los de maneira segura é uma medida que evita o vazamento de informações relevantes às pessoas estranhas reduzindo os riscos de prejuízos e transtornos, inclusive judiciais.

• Tenha móveis corporativos ideais para o arquivamento de documentos

Racionalidade no uso do espaço é o que oferece a Linha de Arquivamento com móveis ergonômicos e que apresentam designer diferenciado ressaltando a resistência dos móveis.

Armários, gaveteiros e arquivos são alguns dos itens que compõem o ambiente corporativo com a Linha de Arquivamento.  Tanto a altura quanto a largura dos móveis são projetados e fabricados obedecendo exatamente ao espaço disponível no ambiente da sua empresa.

Isso é apenas uma parte do que deve ser feito para que os documentos, pastas, processos e todas as informações referentes à sua empresa fiquem organizadas e facilmente manuseáveis.

E se você está pensando que organizar toda essa papelada dará muito trabalho, fique tranquilo, pois podemos facilitar a sua vida com os nossos móveis corporativos personalizados. Inclusive, temos a Linha Arquivamento especialmente para esse fim. Conheça já acessando AQUI.

Aproveite e compartilhe essa informação com mais pessoas que também precisam conhecer a importância de se manter um arquivo físico para os documentos e processos de uma empresa.