Praticamente, todos nós sabemos que os documentos vêm sendo digitalizados ao longo dos anos a fim de excluir os arquivos físicos das empresas e escritórios. Mas essa tendência não é tão definitiva assim e vamos te explicar o porquê.
O arquivo físico, além de oferecer segurança, também permite o acesso independentemente de quem precise buscar pelo documento e não há necessidade de se ter um computador.
Outra importância dos arquivos físicos é que os documentos digitais ainda não possuem regulamentação total e os impressos ainda são exigidos por lei. Por isso, ainda é fundamental manter um arquivo físico de documentações na sua empresa.
Continue lendo esse artigo para saber mais sobre esse assunto nos próximos parágrafos. Boa leitura!
Organização é a palavra de ordem para o arquivamento de documentos
A primeira orientação para a empresa que precisa manter um arquivo físico para as documentações é a organização. Sem ela, processos, documentos, pastas e anotações se desencontram, os setores não conseguem se manter vinculados e a empresa sofre prejuízos de várias maneiras e com reflexos negativos em muitas demandas.
Diante disso, fica fácil compreender que a organização como um todo é parte comum num ambiente corporativo. Afinal, documentos e processos principalmente, se forem mal arquivados e se misturarem numa bagunça poderá ocorrer perda de prazos, extravios e deterioração de arquivos.
Mas, e agora? Quais procedimentos tornam mais eficiente a relação com tantas informações documentais numa empresa? Pois bem. Vamos te contar nos próximos parágrafos, o que pode ser feito, entre tantas outras coisas.
Lembre-se que todo documento tem um prazo legal ou indicado de tempo para ser guardado. Informe-se sobre cada caso e separe pela temporalidade. Assim, quando chegar o momento certo você poderá se livrar de tais informações que já não terão mais relevância, economizando espaço e esforço operacional.
Essa medida é fundamental para manter a organização no arquivamento físico, porque irá evitar misturar tanta papelada e ainda irá agilizar os processos na hora de buscar por qualquer um deles nos arquivos necessários.
Claro que há alguns documentos que são de acesso comum. Mas há outros apenas para o acesso da gerência, diretoria e ainda há aqueles que são de total natureza sigilosa. Identificar esses acessos e quem poderá tê-los de maneira segura é uma medida que evita o vazamento de informações relevantes às pessoas estranhas reduzindo os riscos de prejuízos e transtornos, inclusive judiciais.
Racionalidade no uso do espaço é o que oferece a Linha de Arquivamento com móveis ergonômicos e que apresentam designer diferenciado ressaltando a resistência dos móveis.
Armários, gaveteiros e arquivos são alguns dos itens que compõem o ambiente corporativo com a Linha de Arquivamento. Tanto a altura quanto a largura dos móveis são projetados e fabricados obedecendo exatamente ao espaço disponível no ambiente da sua empresa.
Isso é apenas uma parte do que deve ser feito para que os documentos, pastas, processos e todas as informações referentes à sua empresa fiquem organizadas e facilmente manuseáveis.
E se você está pensando que organizar toda essa papelada dará muito trabalho, fique tranquilo, pois podemos facilitar a sua vida com os nossos móveis corporativos personalizados. Inclusive, temos a Linha Arquivamento especialmente para esse fim. Conheça já acessando AQUI.
Aproveite e compartilhe essa informação com mais pessoas que também precisam conhecer a importância de se manter um arquivo físico para os documentos e processos de uma empresa.
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